そろそろ年末調整の話題が出てくる時期です。2020年（令和2年）からは特に年末調整手続きが電子化になる取り組みが行われ、これまでとは異なる新しい準備や手続きも必要となりそうです。

そこで今回は、年末調整や控除についてのおさらいをしながら、電子化されることになった背景やそのメリット、企業や従業員にとって申告に必要な手続きなどを紹介していきます。

年末調整の手続きが電子化された経緯・背景とは

令和2年分（2020年10月以降）から年末調整の手続きが電子化されることになりました。年末調整の手続きといえば、従業員（給与所得者）が生命保険会社や損害保険会社から送られてくる支払保険料の控除証明書や、住宅ローン減税を受けるために金融機関や税務署から送られてくる証明書の書類を準備して、配偶者控除や扶養控除などの申告と併せてその控除額を計算し、書類へ記入した後、勤務先へ提出するという流れでした。

この年末調整の手続きにかかる事務作業は、勤務先の担当者にとって大変負担が大きいものでした。まず従業員へ書類を配布し回収、そして提出された書類のチェック、もし不備があれば一人一人返却対応し、従業員からの問い合わせについても個別に対応する必要がありました。

この事務作業の負担を軽減するために今年から年末調整の電子化がスタートします。

年末調整の手続きが電子化されると、従業員は以下のように自分で年末調整の電子データを作成することになります。

・保険会社や金融機関から控除証明書の書類を電子データで受領
・国税庁等が配布している年末調整控除申告書作成用のソフトウェアに住所や氏名などの基礎項目を入力
・保険会社や金融機関から受領した電子データをインポート（自動入力、控除額の自動計算）

この作成したデータを勤務先へ提出することで、年末調整の手続きは完結します。勤務先では提供された電子データに基づき給与システム等にインポートすることで年末調整の額が計算されるという流れになります。

この電子化により、従業員を多く抱える企業では事務担当者の業務軽減がかなり進むと考えられています。実際に2020年10月から始まるのですが、その前に従業員への周知徹底や事前準備など企業側もいろいろ手間取ることが予想されます。

 
https://www.nta.go.jp/users/gensen/nenmatsu/pdf/nencho_gaiyo.pdf
国税庁「年末調整手続の電子化概要図」より

年末調整が電子化することのメリットや注意点は？

この年末調整の手続きを電子化することにより、会社側も従業員側もそれぞれメリットがたくさんあります。

まず会社側のメリットから見ていきます。

1．保険料控除や配偶者控除、配偶者特別控除の控除額の検算が不要になる
従業員が年末調整ソフトの控除額の自動計算機能を利用して保険料控除申告書や配偶者控除申告書を作成することにより、これまで年末調整の業務にあたっていた事務担当者による控除額の検算事務が不要となります。

2． 控除証明書のチェックが不要になる
従業員が保険料控除申告書を作成する際、控除証明書のデータを利用した場合はそこで自動的に計算されるため、年末調整の業務にあたっていた事務担当者による保険会社から送られてきたハガキなどによる控除証明書の書面と提出された書類の突合作業が不要となります。

これまで書類回収後は、「記入内容に誤りはないか」「添付書類が提出されているか」「控除額の計算は正しく計算されているか」などの突合作業が必要となり、不備があれば差し戻して再度回収するという手間がありましたが、今後はその手間がなくなります。

3．従業員からの問い合わせが減少する
従業員が自分で年末調整用のソフトを利用し入力する際には、今後「年末調整電子化ヘルプデスク」という問い合わせ先が設置される予定なので、従業員からの問い合わせが減少することが見込まれています。

4．従業員から提出された書類の原本を保管する必要がなくなる
今までは提出されたデータを保管する必要がありましたが、今後はデータで提供されるためその保管コストも軽減されます。

続いて従業員のメリットを見ていきます。

1．書類作成作業が簡単になる
これまでは会社から提供された書類に控除額の記入をし、自分で計算する必要がありましたが、それらの作業が不要になります。年末調整ソフトに必要な項目を入力し、保険会社や金融機関から送られてきた控除証明書のデータを取り込むことにより、自動的に計算されるので、今まで保険会社から送られてきた年末調整用の控除証明書を紛失した場合でも再交付の依頼等が不要となります。

2．マイナポータルと連携すれば、さまざまなデータが自動入力される
介護、子育てといった行政手続きをワンストップで行える政府運営のオンラインサービス「マイナポータル」と連携することにより、加入している保険のデータなどを年末調整ソフトに自動入力することができるようになります。

年末調整の電子化に必要な準備・手続きは

年末調整の手続きを電子化するためには会社側、従業員側それぞれ必要な準備があります。
国税庁のホームページ（https://www.nta.go.jp/users/gensen/nenmatsu/nencho.htm）より

会社が行う準備

1．電子化の実施方法の検討
従業員が使用する年末調整申告書作成用のソフトウェアを導入する必要があります。そのソフトウェアを何にするのかまず検討しなければいけません。

国税庁では、年末調整控除申告書作成用のソフトウェアを2020年10月にリリースする予定です。また民間の企業からも、さまざまなソフトウェアやクラウドサービスが提供されます。どれを選択するかは会社側で決めることができますが、従業員の使いやすさや自社の会計ソフト等との連携などについてよく検討する必要があります。

2．従業員への周知
従業員から年末調整申告書を電子データでもらうことについては、あらかじめ従業員から同意を得る必要はありません。しかし電子化にあたっては従業員から控除証明書等のデータを受け取る手続きをしなければいけませんし、そのソフトウェアの使い方も周知しておく必要があります。

パソコンに不慣れな従業員がいれば、ソフトウェアの使い方を教える時間が増えるかもしれません。また、従業員から控除証明書等データの取得方法について質問があった時には、マイナポータル連携をすることで取得できることを教える必要があります。ただし、従業員のマイナンバーカード取得が間に合わない場合はマイナポータルとの連携もできませんから、従業員への案内は年末調整をする時期から2カ月前には始めておいた方がよいでしょう。

3．給与システム等の改修
従業員から提供を受ける年末調整申告書データや控除証明書等データを、会社で現在利用している給与システムにインポートする作業が必要となりますが、今のソフトがそのシステムに対応しているかどうかの確認や、対応していない場合は、改修作業や新たなソフトを導入する必要があります。

4．税務署への届け出
従業員から年末調整申告書に記載すべき事項を電子データで提供してもらうためには会社からあらかじめ所轄税務署長に「源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書」を提出し、その承認を受ける必要があります。

従業員が行う準備

1．年末調整申告書作成用のソフトウェアの取得
国税庁が提供する年末調整用のソフトウェア、もしくは勤め先の会社が現在使用している給与計算用のソフトウェアなどのシステムを、必要に応じてインストールし、取得する必要があります。

2．控除証明書等データの取得
保険会社等のホームページ等から控除証明書データを取得します。具体的な取得方法は保険会社により異なります。ただし、マイナポータルと連携して利用する場合は、民間送達サービスに送達された複数の控除証明書等データを、マイナポータルを通じて一括取得するためこの手続きは不要となります。